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Agence événementielle · B2B et B2C

Chaque demande crée une affaire, et part en relance le jour même.

Une agence événementielle laissait refroidir ses demandes entrantes. Un circuit unique les fait entrer dans le CRM, envoie le premier contact et cale les relances sur le prospect.

5 joursde sprint pour le circuit complet, livré avec ses tests de bout en bout
J+1 à J+10relances en jours ouvrés, arrêtées dès que l'affaire est gagnée ou perdue
1 fichepar demande, avec tous les champs remplis et le bon commercial attribué
Le circuit
  1. DemandeSite, place de marché ou apporteur d'affaires.
  2. Affaire au CRMTous champs remplis, bon pipeline, bon commercial.
  3. Premier contactMail adapté au segment et SMS, dans la foulée.
  4. RelancesAppel, SMS ou mail, en jours ouvrés, depuis le CRM.
  5. ArrêtPlus aucune relance dès que l'affaire est gagnée ou perdue.
Une demande entrante, du formulaire à la signature.

Le contexte

L'agence vend des bars à cocktails clés en main, des ateliers et des animations, à des entreprises et à des particuliers. Le fondateur répartissait les demandes à la main. Le formulaire du site arrivait dans le CRM avec des champs vides, la téléphonie n'y était pas reliée, les relances partaient à de mauvais délais, week-ends compris, et les mails ouvraient de nouveaux fils au lieu de répondre au premier.

Ce qui a été construit

  • Entrée : le formulaire du site, puis les demandes reçues d'une place de marché et d'un apporteur d'affaires, lues dans des boîtes mail dédiées et contrôlées chaque jour.
  • Routage : une personne et une affaire créées dans le CRM, tous champs remplis, nommées selon la règle de l'agence, dans le bon pipeline (entreprises ou particuliers) et attribuées au bon commercial selon le budget et le type d'événement.
  • Premier contact : un mail adapté au segment et un SMS, partis dans la foulée. Les textes vivent dans un tableur que l'équipe modifie seule.
  • Relances : une séquence de six étapes pilotée depuis le CRM. Le commercial valide une étape, la suivante se crée (appel, SMS ou mail), en jours ouvrés, en réponse au fil existant.
  • Téléphonie : chaque appel et chaque SMS tracés en note sur l'affaire, et un SMS au prospect quand le devis part.
  • Garde-fous : anti-doublon, alerte à chaque échec, aucun SMS sans numéro valide.
Séquence de relancesExemple fictif
J0Mail + SMS
J+1Appel
J+4SMS
J+7Mail
J+10Appel
J+10Mail de clôture

Jours ouvrés. Chaque mail répond au fil existant ; chaque appel et SMS est tracé sur l'affaire.

Exemple de séquence.

Comment

Un audit des automatisations en place, puis un sprint de cinq jours ouvrés qui remplace l'ancien outil d'automatisation, le CRM restant la source de vérité. Rapport d'intervention et tests de bout en bout à la livraison, puis des itérations avec l'équipe : la cascade de relances refaite après les premiers retours, les nouvelles sources de demandes ajoutées au fil des mois, l'arrivée d'un deuxième commercial intégrée dans la répartition.

Ce que ça a changé

Chaque demande reçue devient une affaire complète, attribuée et contactée sans intervention du fondateur. Selon l'estimation de l'équipe, le commercial gagne 40 % de son temps sur la création des affaires, la rédaction des messages et les relances.

Pour aller plus loin